Mi a tender?
Az INCON-LOGISTIC Kft. alapítása óta eltelt 20 évben rendszeresen részt vesz leendő és meglévő partnereinek tenderkiírásain. A 20 év alatt összegyűlt tapasztalatainkat megosztva segítjük az Érdeklődők tender kiírásait.
Az üzleti világban bevett gyakorlat, hogy a nagyvállalatok évente tenderes meghívások keretében választják ki a szolgáltatókat a szállítmányozási piacon. Minden évben meg kell küzdenünk a piaci versenytársakkal, hogy üzletünk bővítését és fenntartását szinten tarthassuk. Tapasztalatunk azt mutatja, hogy a kívánt eredményeket sok esetben nem könnyű elérni.
Mind a kiírás, mind a részvétel egy komplex folyamat, és a kiírások hiányosságából, adatok pontatlanságából számos kérdés, probléma merül fel, melynek tisztázása – az amúgy is rövidre szabott határidők miatt – további kihívást jelentenek a résztvevők számára.
Mi a különbség a tender és az árajánlat kérése között?
A tender egy pályázati eljárás, ahol a vállalatok ajánlatokat kérnek szolgáltatásokra. Pályázóknak a megadott specifikációk alapján kell benyújtaniuk a pályázatukat. Célja, hogy versenyt hirdessenek, és a legjobban teljesítő ajánlatot válasszák ki az adott üzleti évre vagy ettől eltérő időszakra. Az árajánlat kérés ezzel szemben egy konkrét szállítási igénynél merül fel. Az árajánlat közvetlenül az ügyféltől érkezik, ami egy eseti szállítás megoldását célozza. Összefoglalva a tender egy versenyeztetési eljárás, míg az árajánlat egy egyedi ajánlatkérés.
Mik is ezek a kihívások a tenderek megszabásánál?
A piacon a versenytársak árképzése között jelentős módszertani különbségek vannak, melyek kiértékelése a tendert kiírók számára különös figyelmet igényel, s egyben a pályázatok közötti transzparenciát nehezíti. Ezért a döntések sokszor nagyon időigényes folyamatot igényelnek.
Sokszor megfigyelhető, hogy a tendert kiírók olyan információt adnak meg a pályázók részére, amelyek szakmailag nem fedik le a pályázók igényeit. Így a tenderek kitöltéséhez tisztázó kérdések szükségesek, amelyek sok esetben nem is kerülnek megválaszolásra. Ezért is különösen fontos, hogy a pályázatok kiírásakor a döntési kritériumok egyértelműen kerüljenek meghatározásra. Ellenkező esetben a kiírónak számolni kell azzal, hogy a pályázók a saját árképzési módszereket használva, kalkulációs bázisok ismertetésével egészítik ki az ajánlatot. Ezek kiértékelésekor a hibázás esélye megnő és az objektív döntési kritériumok csorbát szenvednek.
Minél több a nyitott, ismeretlen tényező a kiíráskor, annál nagyobb a bizonytalanság, ami a kiadott árakban és annak értelmezésében a felek között jövőbeni félreértéseket szülhet. Ezáltal a felek egyértelműen csak veszíthetnek az egymás közti bizalomból. Pontos és jó ajánlatot csak úgy lehet tenni, ha az adatok, a kalkulációs bázis, a gyakoriság, a szállítási struktúrához illeszkedő árazási modellek a valóságot a lehető legnagyobb mértékben leképezik. Ezáltal tehető hatékonyabbá és eredményessé a kiírás minden érdekelt fél számára.
5 dolog, amire érdemes figyelni a tenderek kiírásánál
- Pareto elvből kiindulva a szállítási költségek nagyrészére igaz, hogy a költségek 80 % – át a szállítások 20 % – a okozza, ezért ezeket érdemes vállalati szinten meghatározni és a tenderben ezekre fókuszálni, ahelyett, hogy 600-800 soros tendereket írjunk ki, mert egyszer már egy viszonylat előfordult. Sajnos nem ritkák az ilyen terjedelmű tenderek. Ezek kitöltése rengeteg időt igényel és a szállítmányozók közül emiatt sokan nem indulnak a pályázaton, mert nem látják értelmét. (A Pareto–elv lényege, hogy a cselekedeteink 20%-a fogja előidézni a következmények 80%-át.)
- Meg kell határozni, hogy egy-egy viszonylatot több versenytárs között kívánunk felosztani, vagy a Pareto elvből kiindulva a szignifikáns mennyiségek fogják a döntést meghatározni. Utóbbi esetben elegendő lesz ezekre koncentráltan árat bekérni és egy-egy döntést meghozni.
- Nem érdemes 1-33 palettáig végig áraztatni egy adott viszonylatot, ha tudjuk, hogy a vevőrendelés az elmúlt 5 évben nem lépte túl az egyszeri 5 palettás mennyiséget, továbbá jelentős rendelésnövekedés a tenderes évre sem várható az előrejelzések alapján. Ezzel nemcsak a szállítmányozónak spórolhatunk munkát és időt, hanem a kiértékeléskor is hatékony és gyors döntés lehetséges
- Kalkulációs bázis meghatározása az egyik legfontosabb és talán legnehezebb feladat a kiíró számára. Mindenféle verzióval találkozhatunk a tenderek során. Palettás, ládaméteres, kg-onként, köbméterenkénti, teljes- rész- vagy gyűjtőrakományos árajánlatkérésekkel. Mit érdemes átgondolni ebben az esetben? Ha palettás árunk van, akkor javasolt a palettánkénti árkérés, ha halmozható, akkor palettahelyre kérhetünk árat. Ha ömlesztett áru, akkor érdemes cbm-re vagy ládaméterre bekérni árat.
- Figyelni kell arra, ha palettás áru esetén ládaméterenkénti érat kérünk, pontosan meg kell határozni, hogy az árunk átlagos súlya ládaméterenként hány kilogramm. Ellenkező esetben a kalkulációs bázist a szállítmányozó fogja megadni, s ez az ajánlatok összehasonlítását nagy mértékben megnehezítheti.
Mik a tenderelési folyamat lépései?
- Igényfelmérés: Az első lépés a projekt igényeinek és követelményeinek meghatározása.
- Tender kiírás: A kiíró (megrendelő) készíti el a tenderdokumentációt, amely tartalmazza a szükséges információkat és a pályázati feltételeket.
- Pályázók kiválasztása: A potenciális pályázók azonosítása és meghívása a tenderre.
- Ajánlatok benyújtása: A pályázók elkészítik és benyújtják ajánlataikat a megadott határidőn belül.
- Ajánlatok értékelése: A beérkezett ajánlatok elemzése és értékelése a meghatározott szempontok szerint (pl. ár, minőség, referenciák).
- Döntéshozatal: Az értékelés után a legkedvezőbb ajánlat kiválasztása.
- Szerződéskötés: A nyertes pályázóval szerződéskötési folyamat indítása.
- Megvalósítás: A kiválasztott ajánlat végrehajtása, a projekt lebonyolítása.
- Ellenőrzés és zárás: A projekt utólagos ellenőrzése, a teljesítés értékelése és a folyamat dokumentálása.
Ha felkeltette az érdeklődésed a tender és érdekel ez a fajta szállítás, keress fel bátran! Írj az info@incon-logistic.hu e-mail címre!
KÉRJ TANÁCSADÁST MÉG MA!
Földön, vízen, levegőben, az INCON ott van időben!
