A legmegfelelőbb szállítmányozási szolgáltató kiválasztásának bevett gyakorlata a tender. A tender lehetőség. Nekünk a régi kapcsolatok megerősítésére és a piacbővítésre, a tenderek kiíróinak pedig saját igényeik újragondolására és a legjobb beszállító megtalálására. Dacára annak, hogy a tendereztetés sok helyen a működési rutin része, a kívánt eredmények elérése mégsem egyszerű feladat.
Az INCON-LOGISTIC Kft. immár 20 éve aktív szereplője a tendereknek, így már rengeteg sikertörténetet tudhatunk magunk mögött. A tapasztalataink válogattunk azért, hogy a lehető leghatékonyabbak tudjatok lenni a tenderkiírások terén is.
A problémák elkerülése érdekében, most megosztunk veletek 10 hasznos tippet, hogy készüljetek fel erre. Ám ezek az információk folyamatosan változnak, illetve azt is figyelembe kell venni, hogy adott cégek, mit követelnek meg. Ebben tudunk mi segíteni! Ha nem értesz valamit vagy további kérdésed van, nyugodtan vedd fel velünk a kapcsolatot bármikor! Amennyiben egyedül nem tudsz elindulni egy tenderen, mert nincs kellő tapasztalatod, vagy éppen olyan viszonylatok is vannak benne, amelyek nem tartoznak a fő erősségeid közé, de elvárás, hogy minden viszonylatot be kell árazni, jelezd felénk, s megvizsgáljuk, hogyan tudjuk együtt sikeresen venni az akadályokat.
A tenderen való indulásnál érdemes a következő alapszabályokat figyelembe venni:
Átfogó előkészítés: Az alapos előkészítés kulcsfontosságú. A tenderkiírás gondos átnézése, az összes követelmény és elvárás pontos megértése, valamint a szükséges dokumentáció előkészítése elengedhetetlen a sikerhez.
Országos és regionális ismeretek: Az adott régió logisztikai sajátosságainak és a helyi szabályozásoknak a megértése segíthet a szállítmányozási folyamat optimalizálásában.
Rugalmasság a változásokra: Fontos, hogy képes legyél alkalmazkodni a megbízó igényeihez és a piaci környezethez. A dicséretet érdemlő szolgáltatók különféle megoldásokat kínálnak a felmerülő kihívásokra.
Inflációs és piaci trendek figyelembe vétele: Nézd meg a jelenlegi inflációs rátát, valamint az iparági trendeket, amelyek hatással lehetnek a költségekre. Használj szakmai elemzéseket és piackutatásokat.
Egyeztetés a beszállítókkal: Kapcsolatba léphetsz a beszállítókkal és partnerekkel, hogy információkat gyűjts az elvárt áremelkedésekről (pl. útdíjak, anyagköltségek) és a jövőbeli tervezett növekedésekről.
Íme 10 tipp, ami segít abban, hogy sikerrel vedd az akadályokat a tenderkiírásnál
1. Referenciák és tapasztalat: Győződj meg arról, hogy megfelelő referenciákkal és tapasztalattal, kapacitással rendelkezel már a hasonló megbízások kapcsán.
2. Versenyképes árképzés: A versenyképes árképzés kulcsfontosságú a sikeres tenderes részt vételhez, ezért érdemes alapos ár- és költségkalkulációt készíteni. Ezek elkészítésénél vedd figyelembe az aktuális és jövőbeli piaci környezetet és a költségeidet. Az árakat úgy kell meghatározni, hogy vonzóak legyenek a megbízók számára, miközben fedezik a költségeket és nyereséget biztosítanak. Az első lépés a költségkategóriák azonosítása, ahol különböző tételekre – mint például üzemanyag, bér, útdíjak és karbantartás – bontva érdemes előrejelzéseket készíteni. A közelgő béremeléseket és egyéb munkavállalói költségeket külön figyelemmel kell kísérni. Kérdezd meg a pénzügyi csapatodat is, hogy az ő megfelelési elvárásaik szerint milyen költségek várhatóak a jövőben. Készíts különböző forgatókönyvek – optimista, pesszimista és realista – alapján költségprognózist, ami segíthet a kockázatok kezelésében. Vizsgáld át az előző évek költségeit és azok változásait, hogy megértsd a jövőbeli költségnövekmények trendjeit. Tervezz rugalmasságot a költségekben, hogy kezelni tudd a váratlan kiadásokat, például egy tartalék keret biztosításával. A költségprognózist folyamatosan kövesd és frissítsd, ahogy új információk válnak elérhetővé. Végezetül fontos, hogy azonosítsd a legnagyobb kockázatokat, amelyek hatással lehetnek a költségeidre, mint például a gazdasági helyzet és politikai változások, és alakíts ki stratégiákat ezek kezelésére.
3. Megbízhatóság és teljesítési idő: Fontos, hogy legyen időd az alapos kalkuláláshoz és mindig tudj időt szakítani a megfelelő ár kiadására. Biztosítanod kell, hogy a vállalkozásodnak legyen kapacitása a kiírt, meghatározott határidők betartásához.
Emellett hasznos a teljesítménymutatók (KPI-k) nyomon követése, ugyanis a teljesítménymutatók figyelemmel kísérése lehetővé teszi a szolgáltatás szintjének folyamatos monitorozását, amely segíti a megbízó elégedettségét.
4. Minőségbiztosítás: Implementálj minőségirányítási rendszert a szolgáltatásod színvonalának fenntartására. A minőség és megbízhatóság kifejezetten fontos, hiszen a szállítmányozási szolgáltatók számára rendkívül fontos a szolgáltatás minősége és a határidők betartása, amivel a megbízóknak hosszú távú partnerévé válhatunk.
5. Szükséges engedélyek és biztosítások: Ellenőrizd, hogy minden szükséges engedéllyel és biztosítással rendelkezel, ami a szállítmányozáshoz szükséges.
6. Kapcsolattartás: A kapcsolattartás elengedhetetlen a magas minőségű munkánál. Folyamatosan kommunikálj a megbízóval mind a tender folyamata alatt, mind a megbízás közben. A nyílt és rendszeres kommunikáció segít abban, hogy korán be tudd azonosítani a problémát és gyors megoldásokat tudj találni rá.
7. Fenntarthatóságra való törekvés: A környezettudatos gyakorlatok beépítése a működésben önálló érték lehet a versenytársakkal szemben, ezért a jövőben a potenciális ügyfelek előnyben részesítik az ökotudatos partnereket.
8. Technológiai háttér: Használj modern technológiákat (például nyomkövetés, flottakezelő rendszerek) a szolgáltatás hatékonyságának növelése érdekében, ez lehetővé teszi a valós idejű információk elérését.
9. Személyre szabott ajánlatok: Készíts egyedi ajánlatokat, amelyek a megbízó igényeihez és elvárásaihoz igazodnak.
10. Képzett munkaerő: Biztosítsd, hogy a csapatod jól képzett és felkészült a feladatok ellátására. A megfelelően képzett és tapasztalt csapat erősséget jelent. A munkavállalók folyamatos képzése és a fejlődésre való ösztönzés is fontos tényező.